Reunião de Condomínio

5 dicas para deixar sua reunião de condomínio mais eficiente

Não raramente, a reunião de condomínio pode se tornar um encontro ineficiente. Mesmo quando se tem cuidado para planejá-la, é comum algumas situações escaparem do controle, tirando o foco do que realmente importa.

É um problema típico de quando se juntam muitas pessoas para debater assuntos que nem sempre são agradáveis, como a necessidade de reforma predial. No entanto, existem estratégias que podem melhorar essa interação e fazer com que todo mundo saia da reunião com o sentimento de que o encontro foi melhor aproveitado.

Isso é alcançado, por exemplo, quando há uma organização maior e estímulo à participação e colaboração dos condôminos. Duvida? Confira nossas dicas, tente colocá-las em prática e veja os resultados!

1. Defina objetivamente a pauta

A reunião de condomínio precisa ser pensada de forma objetiva. Nesse sentido, questões como o que será tratado no encontro e quais são as informações mais importantes a serem apresentadas para o grupo tornam-se bastante relevantes.

Primeiro porque é impossível organizar a reunião de forma eficiente sem saber o que será abordado e quais são os dados a serem repassados para os participantes. Além disso, ter essa clareza facilita a convocação dos condôminos.

2. Organize a reunião

Alguns cuidados na hora de organizar a reunião podem ser a solução para a maior parte dos problemas enfrentados nas assembleias. Quanto à organização, dois pontos se destacam: a convocação e as regras.

Convocação

Evite marcar a reunião em cima da hora. Eventualmente, essas situações podem acontecer, mas devem ser ocasiões excepcionais. O ideal é que o prazo permita a todos os condôminos se organizarem para participar do encontro.

Regras

Também convém existir um protocolo a ser seguido no momento da reunião. Isso faz com que a assembleia ocorra de forma mais ordenada. Se no seu condomínio ainda não existem essas regras, talvez seja um bom momento para começar a defini-las. O que precisa ser estabelecido são, principalmente, as formas de participação, para que todo mundo possa falar, mas nos momentos certos.

3. Repasse informações previamente

Antecipe os assuntos para os condôminos, indicando os temas a serem abordados, dados que serão repassados na reunião e se é possível que cada participante traga contribuições sobre o tema. Assim, no momento do encontro, todos estarão preparados para intervir exatamente sobre os pontos a serem tratados, evitando que o foco se perca.

Existem ocasiões em que todos devem participar. É o caso, por exemplo, da divulgação de informações sobre boas práticas de segurança. Para fomentar a presença dos condôminos, informe previamente qual é o assunto, os pontos principais a serem tratados e por que é fundamental que todos estejam presentes.

4. Crie comissões

Engajar condôminos também é bastante importante, e uma forma de fazer isso é criando comissões específicas, como decoração, eventos, áreas de lazer e segurança. Havendo esses grupos de trabalho, as reuniões ficarão mais produtivas, pois é possível aproveitar as informações trazidas pelas comissões e, de forma resumida, prestar contas sobre elas.

Além disso, essa prática facilita a propagação de informações e aumenta a empatia dos condôminos em relação à administração, já que tendem a estar cientes dos desafios enfrentados pelo síndico.

5. Estabeleça horário para começar e para terminar

Reunião eficiente tem horário para começar e para terminar. A duração da assembleia precisa ser definida previamente para facilitar tanto a preparação do encontro quanto a organização de cada condômino.

Seja pontual, sobretudo com o horário de início, pois muitas pessoas dedicaram tempo para estar ali e não merecem ficar esperando. Quanto ao término, eventualmente, o prazo pode passar do previsto, mas tente evitar isso ao máximo.

A reunião de condomínio pode, e deve, ser muito bem aproveitada. Com planejamento, organização e participação de todos, sem dúvida, ela se torna uma tarefa mais fácil de ser executada!

Gostou das nossas dicas? Tem alguma estratégia diferente para a reunião de condomínio? Deixe seu comentário no post e compartilhe sua opinião com a gente!

Fernando Rolim

Desenhista nas horas vagas, sempre planeja suas viagens baseadas em roteiros arquitetônicos.

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