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Alô síndico! Aprenda já como fazer uma ata de condomínio

novembro 22, 2018
Ata de Condomínio
Tempo de leitura 4 min

A ata de condomínio é o documento que registra todos os pontos que foram discutidos e decididos durante uma assembleia de moradores. Por isso, ela tem grande importância jurídica, além de nortear as ações da administração do prédio.

A princípio, criar um documento como esse pode parecer simples. No entanto, é necessário que haja uma padronização e cumprimento de alguns elementos, de maneira a assegurar a validade da reunião e a não perder nenhuma informação.

Entenda neste post tudo o que você precisa saber para criar uma ata de condomínio bem organizada e fácil de compreender!

Saiba o que não pode faltar na ata de condomínio

Existem características essenciais que devem fazer parte de uma ata. Somente assim ela poderá ser validada como lei no âmbito do condomínio, com todas as decisões tomadas em conjunto. São elas:

Nome do edifício ou condomínio

Apesar de parecer óbvio, o nome deve constar na documentação! Pode ser escrito como cabeçalho ou como marca em papel timbrado, personalizado para o condomínio e, de preferência, em todas as páginas. Isso evita que outros papéis se misturem à ata de condomínio e causem falhas no entendimento.

Data, hora e local

Deixar bem claro esses dados logo no início do documento facilita a organização cronológica do arquivo, especialmente à medida que muitas reuniões sejam realizadas. Com isso, é mais prático para o síndico dominar o conteúdo, saber o que ficou pendente e o que já foi resolvido.

Tipo de reunião

Uma assembleia pode ser obrigatória, normalmente anual, que trata dos maiores assuntos, como balanço financeiro e grandes obras. Também podem ser extraordinárias, realizadas mensal ou semanalmente, para questões mais corriqueiras e que dependem do nível de urgência das questões a serem tratadas.

Pauta de debate

A lista de pontos a serem discutidos é essencial para a ata de condomínio. Esse item requer levantamento e planejamento prévios, principalmente no caso da assembleia anual obrigatória.

As deliberações entre administração e condôminos devem ser descritas de forma sucinta e podem incluir decisões, sugestões, necessidade de obras ou reformas e solicitações extras.

Assinaturas

Por fim, deve ter a assinatura do síndico, como responsável jurídico pelo condomínio. Dependendo do tipo de administração praticada, outras pessoas também devem assinar, tais como o representante de empresa de gerência terceirizada, o secretário, de forma a provar que a assembleia cumpriu os requisitos previstos em lei.

Lista de presença

A lista de presença deve ser assinada pelos moradores presentes na reunião, especificando a unidade habitacional de cada um. A ideia é comprovar a existência (ou não) de quórum mínimo para votações e conferir mais segurança às deliberações.

Espaço em branco

Esse campo serve para incluir anotações extras que os moradores tenham para o condomínio que fujam da pauta original. Alguns exemplos são sugestões para instalação ou substituição de equipamentos, alterações de normas para obras ou uso de áreas comuns, entre outras possibilidades.

Entenda como o documento evita futuros problemas

Após as reuniões, cópias da ata devem ser encaminhadas para todas as unidades habitacionais — tanto as com representantes presentes quanto ausentes — de forma a dar conhecimento de tudo o que foi deliberado. Essa distribuição pode ser por meio físico ou digital.

É importante também esclarecer na convocação da reunião que a ausência implica na aceitação automática das decisões, evitando contestações e conflitos sem fundamento.

Dependendo da convenção, pode ser ou não obrigatório o registro em cartório, embora mesmo sem obrigatoriedade as decisões tenham peso de lei. Assim, é essencial esclarecer esse ponto a cada novo síndico que assumir o cargo.

Além disso, todos os documentos devem ser guardados em um Livro de Atas, seja pela empresa contratada para gerência ou pelo próprio síndico, por pelo menos cinco anos. O acesso deve ser facilitado para os condôminos e para as futuras administrações.

Como você pode perceber, a elaboração de uma ata de condomínio com linguagem e acesso fácil melhora a comunicação entre todas as partes. Afinal, a boa gerência é o objetivo comum e principal interesse de todos!

Agora que você já aprendeu a elaborar uma ata de condomínio, que tal saber mais sobre o tão necessário fundo de reserva?

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