Como evitar erros básicos e melhorar a gestão de condomínios

Fazer uma gestão de condomínios eficiente e bem sucedida não é uma tarefa tão simples. Quem é síndico sabe: precisa de muito jogo de cintura e transparência, do contrário, haverá muita dor de cabeça no relacionamento com os condôminos.

Alguns erros podem ser fatais para arruinar uma gestão que tinha tudo para ser positiva e com bons frutos. Sendo assim, evitar essa condução errada das obrigações de síndico é fundamental para ir bem à frente do condomínio.

Neste post você vai entender quais são os erros básicos que você pode facilmente evitar e ser um síndico com ótimo índice de aprovação. Confira!

Faça uma gestão financeira positiva

Um dos principais desafios dos síndicos na gestão de condomínios é manter a saúde financeira. Essa é uma cobrança muito forte dos moradores, uma vez que, se houver descontrole, consequentemente eles serão afetados por possíveis taxas ou aumento da mensalidade.

Controle de fluxo de caixa

É importante ter um controle positivo do fluxo de caixa, ou seja, de tudo aquilo que sai e entra. As despesas e os custos de manutenção também merecem toda a atenção, precisando ser devidamente registrados mês após mês, sempre respeitando o orçamento para cada uma das obrigações.

Atualmente há diversas maneiras de fazer isso, utilizando recursos tecnológicos que ajudam a ter uma noção mais clara sobre as finanças do condomínio.

Atenção com obrigações fiscais

As obrigações tributárias também podem existir e, se não cumpridas, geram até mesmo problemas legais para o condomínio. Sendo assim, o mais indicado nesses casos pode ser contratar um profissional para fazer a contabilidade pontualmente, como um prestador de serviços.

Criação de uma reserva

Outro cuidado importante é com uma reserva emergencial de capital. É sempre bom ter um dinheiro guardado, não é mesmo? Fatores inesperados podem acontecer, então é importante que o condomínio tenha de onde tirar recursos.

Todo cuidado é pouco ao cuidar das finanças do condomínio, afinal, quando dói no bolso a cobrança dos moradores é muito maior, não é mesmo?

Comunique-se com os condôminos com eficiência

Regularmente os condôminos precisam ser informados sobre diversos assuntos e questões pertinentes à convivência e dependências do condomínio. É função do síndico saber fazer essa comunicação de forma precisa e eficiente, assim todo mundo terá acesso a essas informações importantes.

Imagine morar em um prédio e nunca saber de novos procedimentos, eventos e qualquer outra coisa importante e que seria do seu interesse? O síndico deve se assegurar de que todos tenham acesso a essas informações, e para isso ele precisa usar recursos que facilitem a comunicação, sem causar insatisfação dos condôminos.

Definir uma plataforma de comunicados

Uma forma eficiente de conseguir uma comunicação precisa na gestão de condomínios é definir uma plataforma oficial de recados, comunicados e avisos. Você pode usar recursos simples como um mural (ou mais de um) nas dependências do condomínio, posicionado em um local em que todos possam ver.

Atualmente também há soluções mais tecnológicas e modernas, envolvendo as redes sociais. Hoje em dia os smartphones estão nas mãos de todos, e o uso do WhatsApp é bastante difundido, sendo assim, por que não criar um grupo para divulgar essas informações?

O importante é pensar sempre em boas soluções e deixar os moradores sempre por dentro de tudo. Se isso puder acontecer com uma mescla dessas plataformas, melhor ainda! Assim, ninguém fica desinformado.

Conheça todas as normas do prédio

Todo condomínio tem as suas regras para boa convivência, não é mesmo? Diante da importância disso, é fundamental que o síndico tenha completa ciência de todas essas obrigações e normas, assim ele pode disseminar entre os condôminos e, ainda mais importante, fiscalizar e cobrar o cumprimento delas.

Um erro muito básico, e recorrente, é justamente desconhecer essas regras, o que pode afetar muito a credibilidade da gestão do condomínio, dando aquela impressão de que o síndico está perdido e, de fato, se ele não sabe essas normas, é uma situação grave.

Este é um exercício básico e muito simples para ter uma boa administração: saiba exatamente todas as regras do condomínio. Simples e direto. Essa é uma obrigação do síndico, pois, assim ele pode manter tudo em ordem e orientar adequadamente os condôminos, especialmente novos moradores que possam chegar.

Invista na melhoria e valorização do condomínio

Quanto melhor estiverem as instalações do condomínio, mais satisfeitos estarão os moradores. Ainda que isso possa gerar custos, o resultado positivo vai contar com a aprovação de todos.

A última coisa que os moradores esperam é a estagnação. Um condomínio com uma aparência antiga, sem recursos tecnológicos interessantes e sem melhorias, pode ser muito mal visto, por quem é de fora e também por quem mora lá.

Os investimentos valorizam o condomínio e os custos que os moradores pagam mensalmente, além de ser algo que influencia diretamente no valor dos imóveis.

A valorização do imóvel é importante

É sempre importante pensar dessa maneira, tendo em vista que os moradores também encaram os seus apartamentos como propriedades, e quando há investimentos, automaticamente há uma valorização desses imóveis.

Essa melhoria pode ser feita em reparos básicos, como renovar a pintura da fachada, reformas gerais para melhorar a acessibilidade ou, simplesmente, questões puramente estéticas e recursos tecnológicos que facilitem a vida dos condôminos. Um bom exemplo é a portaria virtual, que além de reduzir custos, melhora a segurança dentro do condomínio.

Faça consultas antes de reformas e intervenções

Um dos grandes desafios na gestão de condomínios são as possíveis reformas. Elas demandam investimento financeiro, além de interferirem diretamente na rotina dos moradores, que precisarão lidar com barulho, poeira e com interdições pontuais de áreas comuns do condomínio. Entretanto, essas condições são parte natural de um processo de melhoria.

Preze por um processo democrático

O real problema pode estar em realizar qualquer tipo dessas intervenções sem a consulta prévia dos condôminos. Eles precisam ter um poder de decisão acerca desses procedimentos, em uma prática bem simples de democracia. Toda e qualquer reforma deve passar por uma assembleia em que todos possam votar pela aprovação ou rejeição dessas intervenções.

O condomínio é uma propriedade dividida por várias pessoas, então a harmonia, tão fundamental, deve ser estimulada pelo síndico. Passar por cima disso pode desagradar muitos moradores, mesmo que seja uma intervenção positiva e que vá trazer frutos interessantes.

Dá para fazer da melhor forma, não é mesmo? Convoque os moradores e debata sobre as necessidades, ouvindo todos democraticamente! A gestão de condomínios é uma função que exige muita paciência e empatia, permitindo que os condôminos tenham voz e se sintam compreendidos. Evitar erros básicos é algo simples e fundamental para uma administração que satisfaça a todos.

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Fernando Rolim

Desenhista nas horas vagas, sempre planeja suas viagens baseadas em roteiros arquitetônicos.

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