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Contabilidade de condomínio: como fazer e quem é responsável?

abril 11, 2019
contabilidade de condomínio
Tempo de leitura 4 min

Ser síndico é uma tarefa minuciosa, pois ele administra os mais variados aspectos e deve desempenhar as atividades com atenção. Uma das competências que mais exige dedicação é a contabilidade de condomínio.

É muito comum que surjam dúvidas sobre quem deve ser o encarregado de fazer os cálculos, afinal, um erro pode causar desde aumentos desnecessários em tarifas até apuros financeiros para todos.

Acompanhe nosso post e tire todas as suas dúvidas sobre contabilidade de condomínio!

Quem é o responsável pela contabilidade de condomínio?

Segundo o art. 1348, inciso VIII do Código Civil brasileiro, entre outras funções, compete ao síndico prestar contas sobre a situação financeira do condomínio perante a assembleia ordinária de moradores anualmente e, quando exigido, em reuniões extraordinárias.

Para isso, é mandatório que o síndico mantenha as contas atualizadas e organizadas mensalmente, de forma a ter toda a segurança necessária na hora de compilar e apresentar as informações.

Como representante oficial do condomínio perante a lei, o síndico pode, inclusive, ser responsabilizado caso cometa infrações, fraudes ou cause outros tipos de prejuízo, sofrendo desde a destituição do cargo até processos civis e criminais.

É obrigatório ter ajuda profissional para fazer a contabilidade?

Isso depende do nível de conhecimento técnico e da experiência do síndico. Caso se sinta seguro o suficiente para desempenhar os cálculos e organizar as documentações por conta própria, não há uma obrigatoriedade em lei que exija a contratação de contador ou de empresa administradora.

Por outro lado, por bom senso e confiabilidade, a maioria dos condomínios, hoje em dia, contrata um escritório de contabilidade, um contador autônomo ou uma administradora especializada que, então, assume a responsabilidade sobre a elaboração de contas e dos balancetes mês a mês.

No entanto, vale frisar que esse aparato não exime o síndico de acompanhar, fiscalizar e apresentar a contabilidade de condomínio, tanto por sua responsabilidade administrativa quanto por continuar sendo um morador como qualquer outro.

Como fazer a contabilidade de condomínio?

Independentemente da contratação ou não de profissionais especializados, é fundamental que o síndico conheça as medidas mais importantes para realizar uma boa administração.

Registrar as contas periodicamente

Quando as receitas e despesas do condomínio são registradas apenas no final do mês, corre-se o risco de deixar alguma coisa passar despercebida — o que pode causar inconsistências e prejuízos às contas. Portanto, o síndico deve registrar todas as movimentações assim que elas forem realizadas.

Organizar e guardar documentos

O mais indicado é manter os documentos arquivados por, pelo menos, 5 anos. Entre os mais significativos, podemos citar:

  • livros contábeis de receitas e despesas mensais e anuais;
  • prestações de contas anuais;
  • guias de recolhimento de impostos (INSS, FGTS, ISS, IRRF etc.);
  • apurações da gestão anterior;
  • contratos de manutenções de equipamentos comuns;
  • contrato de prestação de serviços da administradora, escritório ou contadores.

Há ainda os documentos que jamais devem ser jogados fora, como a inscrição do condomínio na Receita Federal, cartão do CNPJ, documentações entregues por construtora, alvarás, plantas técnicas de projeto, certificado de vistoria dos bombeiros e outros.

Publicar os balancetes todo mês

Pode parecer simples, mas é uma medida muito importante para manter os condôminos a par do que acontece com as taxas pagas por cada unidade quanto às despesas comuns e quanto às cobranças individuais, como água e gás.

Administrar a inadimplência

Existem várias formas de diminuir a inadimplência em um condomínio, que vão desde o parcelamento da dívida até a realização de reuniões de conciliação em casos mais graves. Assim, o importante é sempre buscar a melhor solução para ambas as partes.

Fazer um fundo de reserva

Todos os condomínios precisam manter um fundo de reserva, que consiste em separar uma porcentagem da taxa condominial para emergências, futuros obras ou reformas. Além disso, aplicar esses valores em fundos de investimento ou na poupança é uma boa estratégia para que o dinheiro não desvalorize até o momento de ser utilizado.

Manter um bom planejamento é fundamental para que os moradores se sintam participativos e motivados a contribuir, além de aumentar a confiabilidade no síndico e o bem-estar geral.

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