O trabalho de prestação de contas em condomínio requer transparência e informações precisas, afinal, estamos falando do dinheiro de outras pessoas! O síndico precisa reunir documentos e relacionar despesas e receitas de maneira adequada, para assim apresentar esse fluxo de caixa aos condôminos.

Uma gestão eficiente precisa dar foco às questões financeiras. A melhor forma de fazer isso é registrando cada centavo gasto, repassando essa situação de maneira clara aos moradores. Então, quer saber como fazer isso com eficiência?

Este post vai mostrar tudo que você precisa saber para prestar contas da maneira certa. Confira!

Aprove o orçamento no início do ano

O condomínio precisa trabalhar com um orçamento fixo inicial, que será utilizado para custear toda a manutenção e outras despesas básicas. É preciso chegar a um número que seja realista, por isso, estime quais serão os gastos possíveis durante o ano, contando com aqueles que são fixos e previsíveis.

Salários de funcionários, valores para manutenção, despesas com materiais de limpeza, energia, água e uma série de outros gastos. Tudo isso deve ser estimado, para assim se ter uma noção de um orçamento seguro que vai atender os interesses do condomínio pelos próximos 12 meses.

Orçamentos de reformas

Por mais que definir um orçamento seja importante, pode ser que esse valor não dê conta de todas as obrigações. A necessidade de reformas pode surgir durante o ano, já com o orçamento aprovado.

Toda vez que algo fugir do comum, sendo necessário replanejar o orçamento principal, é importante justificar o motivo dessa ocorrência. No caso das reformas, é fundamental apresentar justificativas para que ela aconteça, convocando uma assembleia para definir essa questão.

Nesse momento, em comum acordo, síndico e condôminos devem aprovar ou não o novo orçamento. Só assim será possível ter novas definições financeiras, de forma transparente e democrática.

Desenvolva relatórios com o fluxo de caixa

Os relatórios são os documentos-base na prestação de contas de um condomínio. Eles vão proteger o síndico, mostrando de maneira clara como o dinheiro do caixa é investido nas necessidades das instalações.

Tanto as receitas quanto as despesas precisam ser devidamente relacionadas, de modo que essas contas fechem no final. Para ter a clareza desses números, os relatórios mensais são de grande ajuda, registrando tudo que foi recebido e gasto.

Esses documentos devem trazer, separadamente, a relação de receitas, despesas, gastos que não foram previstos e a relação exata de quem está inadimplente com a taxa mensal do condomínio.

Receitas

Na prestação de contas em condomínio, as receitas devem registrar tudo que o condomínio recebeu ao longo do mês, nesse caso, o pagamento das mensalidades dos condôminos. São esses valores que vão permitir a manutenção das despesas básicas comuns a qualquer lugar.

Despesas

As despesas funcionam da mesma maneira, só que devem ser informados, detalhadamente, sem negligenciar nada, todos os gastos que o condomínio teve no período. Quanto mais detalhada a relação de despesas, mais transparente e confiável será a prestação de contas do condomínio.

Despesas imprevistas

Nem todas as despesas podem ser previstas no início de cada mês. Acontecimentos urgentes e inesperados demandam gastos a mais, então essas despesas extras precisam ser devidamente relacionadas e, principalmente, justificadas.

Esses imprevistos podem causar algum prejuízo às contas do condomínio, aí entra o jogo de cintura do síndico. Se não houver previsão de equilíbrio da situação financeira, haverá a necessidade de cobranças de taxas extras na mensalidade, o que deve ser decidido junto com moradores.

Registro de inadimplentes

Por mais que seja uma situação complicada, é papel do síndico registrar a inadimplência com a mensalidade do condomínio. Infelizmente, essa é uma questão recorrente, mas que não pode passar em branco.

Os inadimplentes devem ser devidamente registrados e contabilizados, mas nunca devem ser expostos! É antiético permitir que todos saibam quem deve ao condomínio. Essa relação deve ser feita apenas para controle e cobrança particular e discreta.

Convoque o conselho fiscal

O síndico também tem suas atividades fiscalizadas dentro do condomínio, especialmente no que diz respeito à gestão financeira.

O conselho fiscal é um recurso estabelecido pela Lei Federal n° 10.406, que determina que 3 ou mais pessoas, eleitas em assembleia anual, ficarão a cargo dessa função.

Essas pessoas têm o papel de verificar se as contas estão em ordem, dando suporte ao síndico e intervindo em casos de fraudes e irregularidades. A convocação do conselho deve ser feita, pelo menos, trimestralmente.

Faça uma apresentação de qualidade

A prestação de contas do condomínio precisa ser feita em uma apresentação organizada e que transmita todas as informações com clareza aos condôminos. Sendo assim, quanto mais informativa ela for, mais os moradores estarão satisfeitos e livres de dúvidas e questionamentos.

A seguir, veja como preparar uma apresentação de prestação de contas com qualidade!

Utilize gráficos e recursos visuais

Os gráficos são recursos muito utilizados para apresentar fluxos de caixa, representando proporcionalmente despesas e receitas do condomínio diante do orçamento.

Eles ajudam os moradores a visualizar o trabalho que está sendo feito, especialmente para comprovar redução de custos ou situações específicas, como necessidade de aumento da taxa mensal do condomínio.

Ofereça documentos para acompanhamento

Uma cópia das pautas que serão apresentadas na prestação de contas do condomínio deve ser distribuída aos presentes. Assim, eles saberão exatamente o que está sendo tratado, acompanhando de maneira produtiva a assembleia.

Apresente o balancete

O balancete é um importante documento usando em atividades contábeis, que registra de forma simples entrada e saídas do caixa do condomínio. Esse fluxo também ajuda a entender a situação financeira atual, podendo inclusive ser inserido no material distribuído aos moradores na assembleia.

Responda dúvidas e troque ideias

A reunião de prestação de contas também deve ser um momento de troca de ideias. Naturalmente, dúvidas sobre os números expostos podem surgir, então deve ser aberto um espaço para dar alguns esclarecimentos.

Ouvir sugestões e pedidos também faz parte desse momento, afinal, um condomínio é um modelo de habitação em que as decisões são tomadas em conjunto.

A prestação de contas em condomínio é uma prática que aumenta a confiança entre o síndico e os condôminos. Assim, uma gestão de qualidade, confiável e frutífera pode durar mais tempo, com todos sendo beneficiados.

Há algum outro recurso que você costuma usar nessas reuniões e assembleias? Conte nos comentários!

Fernando Rolim

Desenhista nas horas vagas, sempre planeja suas viagens baseadas em roteiros arquitetônicos.

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